制定日 2020年10月21日
最終改訂日 2024年10月1日
ドゥファインホールディングス株式会社（以下、「当社」という。）は、グループ会社の管理業務及び人事、総務、経理等管理業務の代行事業を行っており、お客様、お取引先関係者、従業者、および関係者の個人情報保護が重大な責務であると認識しております。
そこで個人情報保護理念と自ら定めた行動規範に基づき、社会的使命を十分に認識し、本人の権利の保護、個人情報に関する法規制等を遵守致します。
また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のＩＴ技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言致します。
- 当社は、適切な個人情報の取得・利用及び提供を行い、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを行ないません。また、そのための措置を講じます。
- 当社は個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守致します。
- 当社は個人情報の漏えい、滅失、き損などのリスクに対しては、合理的な安全対策を講じて防止すべく、事業の実情に合致した経営資源を注入し、個人情報のセキュリティ体制を継続的に向上させていきます。また、万一の際には速やかに是正措置を講じます。
- 当社は個人情報取扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に対応致します。
- 個人情報保護マネジメントシステムは、当社を取り巻く環境の変化と実情を踏まえ、適時・適切に見直して継続的に改善をはかります。
ドゥファインホールディングス株式会社
代表取締役社長 恩田 昭子
以上
個人情報保護方針に関するお問い合わせ先 兼 個人情報に関する苦情・相談窓口
〒101-0051 東京都千代田区神田神保町2-7-3 神保町ＮＫビル２階
ドゥファインホールディングス株式会社 個人情報に関するお問い合わせ窓口
TEL：03-5577-1181 （受付時間 9:00～18:00）
個人情報の利用目的の公表
ドゥファインホールディングス株式会社（以下、「当社」という。）は、個人情報を次の利用目的の範囲内で利用することを、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）第18条第１項に基づき公表します。
事業名：総務業務
| 個人情報の取得元 | 取り扱う個人情報 | 利用目的 |
|---|---|---|
| お取引先担当者様 | 氏名、住所、電話番号、FAX番号、メールアドレス、勤務先 | 要望されるサービスの提案・提供、各種お問い合わせへのご対応、各種資料・見積書・請求書・契約書等の発送のため |
| 採用応募者様 | 氏名、住所、電話番号、顔写真、メールアドレス、生年月日、職務経歴 | 採否判断、および採用手続き・採否等の連絡のため |
| 従業員 | 氏名、住所、電話番号、顔写真、メールアドレス、生年月日、個人番号、家族情報、緊急連絡先情報 | 人事管理、労務管理、賃金の支払い、健康管理、その他各種管理業務のため 業務上の連絡および緊急事態が発生した際の連絡・対応のため |
| 退職者 | 氏名、住所、電話番号、顔写真、メールアドレス、生年月日、個人番号、家族情報、緊急連絡先情報 | 退職に伴う資料作成、退職後の連絡・問い合わせ対応、在職中における勤怠・給与・健康情報等の法定記録の保管のため |
| グループ会社 | １）グループ会社の従業員情報 （氏名、住所、電話番号、FAX番号、メールアドレス、勤務先） ２）グループ会社の退職者情報 （氏名、住所、電話番号、顔写真、メールアドレス、生年月日、個人番号、家族情報、緊急連絡先情報） ３）グループ会社の取引先担当者様情報 （氏名、住所、電話番号、FAX番号、メールアドレス、勤務先） ４）グループ会社の採用応募者情報 （氏名、住所、電話番号、顔写真、メールアドレス、生年月日、職務経歴） ５）グループ会社のPMS情報 氏名、所属等 | １）グループ会社の従業員情報は、人事管理、労務管理、賃金の支払い、健康管理、その他各種管理業務、業務上の連絡および緊急事態が発生した際の連絡・対応のため ２）グループ会社の退職者情報は、退職に伴う資料作成、退職後の連絡・問い合わせ対応、在職中における勤怠・給与・健康情報等の法定記録の保管のため その他のグループ会社からの情報３）～５）は、情報システム管理のため |
以上
保有個人データに関する事項の周知について
ドゥファインホールディングス株式会社（以下、「当社」という。）の保有個人データ （当社が、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去、第三者への提供記録の開示、及び第三者への提供の停止を行う権限を有するもの）は、以下の通りです。
１．個人情報に関する管理者の氏名、所属及び連絡先
代表者名：恩田 昭子
管理者名：個人情報保護管理者 神﨑 省二
役職名：ドゥファインホールディングス株式会社 総務部 課長
住 所：〒101-0051 東京都千代田区神田神保町2-7-3 神保町ＮＫビル２階
連絡先：電話03-5577-1181
2．保有個人データの利用目的
| 保有個人データ | 利用目的 |
|---|---|
| 総務業務におけるお取引先担当者様の個人情報 | 要望されるサービスの提案・提供、各種お問い合わせへのご対応、各種資料・見積書・請求書・契約書等の発送のため |
| 採用活動における採用応募者様の個人情報 | 採否判断、および採用手続き・採否等の連絡のため |
| 従業員管理活動における従業員の個人情報 | 人事管理、労務管理、賃金の支払い、健康管理、その他各種管理業務のため業務上の連絡および緊急事態が発生した際の連絡・対応のため |
| 従業員管理活動における退職者の個人情報 | 退職に伴う資料作成、退職後の連絡・問い合わせ対応、在職中における勤務・給与・健康情報等の法定記録の保管のため |
| PMS活動における個人情報 | 個人情報保護マネジメントシステムの運用で必要な記録類の管理のため |
３．保有個人データに関する苦情の申し出先
保有個人データに関するお問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。
〒101-0051 東京都千代田区神田神保町2-7-3 神保町ＮＫビル２階
ドゥファインホールディングス株式会社 個人情報に関するお問い合わせ窓口
TEL：03-5577-1181 （受付時間 9:00～18:00）FAX：03-3288-1375
４．当社の加入する認定個人情報保護団体について
当社の加入する認定個人情報保護団体はありません。
５．保有個人データの安全管理のために講じた措置
当社は、以下のように組織的・人的・物理的・技術的な安全管理措置を講じています。さらに、これらの安全管理措置が適切に講じられていることを担保するために第三者機関による認証（プライバシーマーク）を取得し、継続的に個人情報保護体制を維持、改善しています。
基本方針の策定および個人データの取扱いに係る規律の整備
個人情報保護方針を策定し、その方針に基づき、個人データの取得・利用・保存・提供・廃棄等の段階ごとに各種取扱い規定を整備しています。
組織的安全管理措置
各種担当者・監査担当者等の役割を明確に規定し、また、報告連絡体制を整備しています。
人的安全管理措置
個人情報の取り扱いについて、従業者に定期的な研修を実施しています。また、全従業者と秘密保持誓約書を締結しています。
物理的安全管理措置
個人データを取り扱う執務室や機器類は、入退室権限制御・施錠等の措置を講じています。
技術的安全管理措置
個人データを取り扱う情報システムは、各種権限設定およびセキュリティ・資産管理ソフトウェアの導入等による安全管理措置を講じています。
外的環境の把握
個人データの利用・保管に関しては、原則外国のサーバを利用しないこととし、利用する場合は当該国の個人情報保護制度を把握し、必要な安全管理措置を図ります。
保有個人データの開示等に関する手続き
保有個人データについて、「利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去、第三者提供の記録、第三者への提供の停止」（開示等）のご請求が出来ます。当社では、次の手順で個人情報の開示等の求めに対応いたします。
１．開示等の求めの受付
（１）下記の宛先までご連絡ください。当社より「所定の用紙」を郵送いたしますので、
到着後、当社の「個人情報の取扱いについて」に同意後、以下の宛先まで郵送またはご持参ください。
〒101-0051 東京都千代田区神田神保町2-7-3 神保町ＮＫビル２階
ドゥファインホールディングス株式会社 個人情報に関するお問い合わせ窓口
TEL：03-5577-1181 （受付時間 9:00～18:00）FAX：03-3288-1375
（２）本人確認のため、以下の書類いずれか1通を(1)「所定の用紙」とともに郵送またはご持参ください。
- 運転免許証、パスポート等の公的証明書で本人確認ができるものの写し（開示等の求めをする本人の名前および住所が記載されているもの）
- 住民票の写し（開示等の求めをする日前３０日以内に作成されたもの）
（３）代理人の方が手続きをされる場合は、（１）「所定の用紙」、（２）「本人確認書類」に加え、以下のア）のいずれか一つおよびイ）の書類も郵送またはご持参ください。
ア)代理人の本人確認書類
- 代理人を証明する書類、代理人の運転免許証、パスポート等の公的証明書で代理人確認ができるものの写し（開示等の求めをする代理人の名前および住所が記載されているもの）
- 代理人の住民票の写し（開示等の求めをする日前３０日以内に作成されたもの）
- 代理人が弁護士の場合は、登録番号のわかる書類
ィ）代理権を証する書面（委任状など）
- 本人または代理人を証明する書類に、本籍地が明示されている場合は、消去していただいて結構です。
- 本人または代理人を証明する書類は、当社が入手してから2か月以内に責任を持って廃棄いたします。
２．「開示等の請求」の手数料及びその徴収方法
利用目的の通知又は開示の請求の場合にのみ、１回の請求につき、以下の金額（当社からの返信費を含む）を申し受けます。下記金額分の郵便定額小為替を請求書類の郵送時に同封してください。
- 手数料金額：800円（税込）
３．検討結果連絡
当社内で検討した結果は、以下の方法により遅滞なくご連絡します。
- 個人情報の利用目的の通知、開示の場合は、書面の郵送または手渡し
- 個人情報の内容訂正、通知または削除、利用停止、消去・第三者への提供の停止は、電話またはメール
書面の送付先は、以下のいずれかの適切な方法を選択し行います。
- 登録されている本人住所に回答文面を郵送する。
- 登録されている本人のFAX番号に回答文面をFAXする。
- 登録されている本人のＥメールアドレスに回答文面をメールする。
- 登録されている本人の電話番号に電話をかけ、口頭にて回答する。
以上
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